30/05/2017 5:38:23 Concretisering processtructuur in procesnota
Omdat de inhoud van de website frequent wordt geactualiseerd, vermelden we steeds de datum van de printversie.

Concretiseren van de processtructuur in de procesnota

Op het einde van de verkenningsfase is een processtructuur uitgetekend in een procesnota. Deze procesnota is ook bekendgemaakt.
De bedoeling is dat deze procesnota in de onderzoeksfase verder geconcretiseerd wordt. De procesnota is immers een dynamisch document waarvan de inhoud up-to-date moet blijven. Afspraken met betrekking tot het proces kunnen namelijk constant veranderen.

Controleer of de rolverdeling in de procesnota nog klopt met het oog op de onderzoeksfase

Evalueer regelmatig de gemaakte stakeholdersanalyse

Evalueer regelmatig de gemaakte risicoanalyse

Zorg voor een brede communicatie en bekendheid

Controleer of de rolverdeling in de procesnota nog klopt met het oog op de onderzoeksfase

In de procesnota werd aangegeven wie de rol van projectleider of eventueel van procesbegeleider zal vervullen. Ook een eerste samenstelling van een multidisciplinair team is al gemaakt. Let bij het nagaan of de rolverdeling nog actueel is, gelet op de elementen die specifiek tijdens de onderzoeksfase van belang zijn.

Hieronder worden verschillende rollen weergegeven die kunnen bijdragen tot een goed procesverloop. Afhankelijk van het project zullen sommige rollen meer of minder op de voorgrond komen, of zullen sommige taken/rollen door dezelfde persoon of instantie waargenomen worden.

 De rol van een projectleider

De projectleider neemt in deze fase (onder meer) volgende taken op:

  • hij zet binnen de krijtlijnen die de bevoegde overheid aangeeft en in nauwe samenwerking met het projectteam, de richtingen uit om het onderzoekskader te bepalen;
  • hij verdeelt taken in functie van het onderzoekskader en stuurt deze aan;
  • hij brengt de juiste mensen op het gepaste tijdstip rond de tafel, organiseert de vergaderingen en zet de verschillende actoren aan om oplossingsgericht te komen tot een afgestemde analyse van de onderzoeken en oplossing voor de projectdoelstellingen;
  • hij schat de projectrisico’s in en neemt corrigerende maatregelen;
  • hij bewaakt de timing van de parallelle onderzoeken en de adviezen;
  • hij volgt de verschillende deelfases van het project op en beslist wanneer die fases afgerond kunnen worden in functie van volgende stappen en besluitvorming;
  • hij informeert en rapporteert naar de stuurgroep en bereidt de stuurgroepvergaderingen voor. Op deze stuurgroepvergaderingen zullen knopen worden doorgehakt.

Het is mogelijk dat de initiatiefnemer reeds in de verkenningsfase een persoon heeft aangeduid als projectleider. Ga in dat geval na of deze persoon nog steeds de meest geschikte persoon is om de taken van projectleider op te nemen

 De rol van een procesbegeleider

De procesbegeleider is de rechterhand van de projectleider en bepaalt het verloop van het proces.
Het is mogelijk dat reeds in de verkenningsfase een persoon werd aangeduid als procesbegeleider. Ga in dat geval na of deze persoon nog steeds de meest geschikte persoon is om deze taak op te nemen.

De procesbegeleider overziet de totaliteit van het proces en werkt in functie van de doelstellingen.

De procesbegeleider neemt (onder meer) volgende taken op in de onderzoeksfase:

  • ondersteunt het proces vanuit de eigen deskundigheid en doet daarbij beroep op inzichten in netwerken en machtsrelaties;
  • bewaakt de kwaliteit van de procesvoering, inzonderheid wat betreft interactie met betrokkenen en een voldoende brede participatie (evalueert de actorenanalyse en organiseert de participatie);
  • adviseert de stuurgroep in functie van het, in samenspraak met de projectleider, inrichten en gebeurlijk bijstellen van het proces zodat het gunstig verloopt voor alle partijen;
  • helpt mee aan het creëren van draagvlak voor het project dat via de onderzoeken verder vorm krijgt;
  • bewaakt in overleg met de projectleider de timing van de parallelle onderzoeken en de adviezen;
  • bemiddelt bij knelpunten tussen de betrokken actoren, inzonderheid bij verstoorde communicatie;
  • faciliteert overlegmomenten die de betrokkenheid van actoren bij het proces verhogen en die het mogelijk maken de aanwezige kennis te activeren en te capteren (faciliteert samenwerkingsverbanden en informatiedoorstroming).
 De rol van een multidisciplinair projectteam

Bij het uittekenen van de procesnota in de verkenningsfase werd een multidisciplinair projectteam samengesteld. Dit projectteam zal verantwoordelijk zijn voor de uitwerking van het project en het verloop van het proces.

Dit multidisciplinair team kan wijzigen naargelang de procesfase. Zo kan het dat er extra experten nodig zijn om een bepaald onderzoek uit te voeren of te evalueren. Het is niet zo dat iedere expert die een bepaald onderzoek uitvoert of evalueert automatisch deel uitmaakt van het projectteam. De samenstelling van dit team zal afhankelijk zijn van het complexe project, de gestelde probleemstellingen en/of opportuniteiten.

Ga na of het projectteam nog over de vereiste capaciteiten beschikt.
Door ervoor te zorgen dat de leden van het projectteam een duidelijk mandaat hebben van hun organisatie en dat er helderheid is over de vereiste tijdsinzet, creëer je binnen het projectteam een gevoel van medeverantwoordelijkheid en beslissingskracht.

Probeer er wel voor te zorgen dat een beperkte kern van het projectteam onveranderd blijft gedurende het hele proces. Deze kern zorgt ervoor dat kennis en ervaring van A tot Z doorgegeven worden.

Verantwoordelijkheden van de leden van het projectteam tijdens de onderzoeksfase:

  • Frequent terugkoppelen naar de eigen organisatie
  • Gemaakte afspraken in de procesnota respecteren
  • Oplossingsgericht werken: beschikken over de wil om een consensus te bereiken, verschillende opvattingen respecteren
  • Verknopen van de verschillende belangen
  • Vertalen van enorme hoeveelheden technische informatie
  • Verwerken van inspraakreacties en opmerkingen die tijdens het openbaar onderzoek zijn geformuleerd
 De rol van een procesverantwoordelijke

In deze fase heeft de procesverantwoordelijke de taak om de alternatievenonderzoeksnota over te maken aan de dienst Mer en aan de adviesinstanties.

In een aantal gevallen zal de procesverantwoordelijke de alternatievenonderzoeksnota, samen met alle beschikbare informatie over de mogelijke (gewest)grensoverschrijdende effecten, voor advies bezorgen aan de bevoegde autoriteiten van andere lidstaten van de Europese Unie, verdragspartijen bij het Verdrag van Espoo of andere gewesten.

Hij zal ook de synthesenota en het voorontwerp van voorkeursbesluit aan de adviesinstanties bezorgen. Hij maakt een verslag van de adviesvergadering en bezorgt dat aan de adviesinstanties.

 De rol van de initiatiefnemer

Gedurende het ganse proces speelt de publieke en/of private initiatiefnemer een belangrijke rol. Hij bracht immers het project op de agenda en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van het project. De initiatiefnemer speelt in feite een dubbele rol. Enerzijds volgt de initiatiefnemer de voortgang van het proces van nabij op, bewaakt hij de kwaliteit van de processtructuur en levert hij gewoonlijk ook de projectleider. Voorts kan de initiatiefnemer politieke begeleiding zoeken voor het proces. Anderzijds is de initiatiefnemer een vooraanstaande belanghebbende van het project. De initiatiefnemer investeert en de publieke initiatiefnemer geeft uitvoering aan zijn maatschappelijke taken. Door het directe belang zal hij mee instaan voor de financiering en organisatie van de uit te voeren onderzoeken en processtappen in deze fase.

 De rol van een omgevingsmanager

Deze rol/functie kan noodzakelijk of nuttig zijn omwille van een potentieel grote impact van het project op grote groepen burgers. De omgevingsmanager werkt uiteraard nauw samen met de procesbegeleider.

Deze persoon is een belangrijke schakel tussen het projectteam en de omgeving. Hij zorgt ervoor dat de leden van het projectteam in contact worden gebracht met de omgeving (gebruikers, bewoners, overheden, enz.) en dat ze elkaar ook beter begrijpen. De omgevingsmanager kan bijvoorbeeld periodiek een buurtplatform organiseren om een partnerschapsrelatie met de buurt tot stand te brengen.

 De rol van een stuurgroep

Binnen de administratie en tussen overheden kan een stuurgroep opgericht worden die de voortgang van het complexe project opvolgt. Mogelijk werd deze stuurgroep reeds in de verkenningsfase opgericht.
Deze stuurgroep kan instaan voor de mandatering van het projectteam. Zij valideert in voorkomend geval bepaalde voorstellen van het projectteam. De samenstelling van de stuurgroep hoeft geen afspiegeling te zijn van de leden van het projectteam.

Mogelijke taken van de stuurgroep gedurende de onderzoeksfase:

  • De procesnota valideren in geval van wijzigingen
  • De alternatievenonderzoeksnota en/of synthesenota beoordelen
  • Bij knelpunten inzake het procesverloop tussenkomen
  • Het beschikbaar budget beheren
  • De timing van het proces opvolgen
  • Afstemmen met de besluitvormers
 De rol van een kwaliteitskamer

Een kwaliteitskamer kan– met adviserende stem – worden ingeschakeld om de kwaliteit van het voorgenomen project, onderzoeken of bepaalde deelaspecten van het project te begeleiden en te ondersteunen (zoals de architecturale uitwerking van het project of de (her)aanleg van het openbaar domein dat er mee gepaard gaat). Het begrip kwaliteit wordt binnen die groep van gerenommeerde specialisten (uit binnen- en buitenland) bekeken vanuit de “ruimtelijke kwaliteit” waarbij vormgeving, samenhang met de historische en landschappelijke context, publieke toegankelijkheid en duurzaamheid belangrijke beoordelingsaspecten zijn. Een kwaliteitskamer kan uiteraard ook heel andere aspecten bekijken, zoals de sociale context.

Je betrekt een dergelijke kwaliteitskamer best zo vroeg mogelijk in het proces, afhankelijk van het voorwerp waarover je feedback wil.

 De rol van een klankbordgroep

In veel processen kan het een meerwaarde zijn om een reeks van actoren samen te brengen in een klankbordgroep. Het is immers niet de bedoeling om alle adviesinstanties en andere mogelijk relevante actoren deel te laten uitmaken van het multidisciplinair projectteam. Voor de werkbaarheid van een projectteam is het belangrijk dergelijk team te beperken tot bijvoorbeeld maximaal 12 leden.

Via een klankbordgroep kan je een reeks van andere actoren (specifieke adviesinstanties, vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, lokale actoren,..) actief mee betrekken.

Evalueer regelmatig de gemaakte stakeholdersanalyse

Via een stakeholdersanalyse krijg je zicht op wie de actoren zijn en welke belangen zij hebben met betrekking tot het complexe project. Er is reeds een eerste stakeholdersanalyse gemaakt in de verkenningsfase. Het is van belang deze analyse regelmatig te evalueren. Door nieuwe inzichten of het uitvoeren van bepaalde onderzoeken kunnen er nieuwe spelers of belangen op de voorgrond komen.

Ga ook na of alle instanties die om advies gevraagd zullen worden, ook als zodanig in de procesnota opgenomen zijn. Instanties zullen immers op basis van de procesnota nagaan of zij al dan niet betrokken zullen worden. Een niet-opgenomen instantie kan immers altijd beslissen om uit eigen beweging advies uit te brengen. 

Evalueer regelmatig de gemaakte risicoanalyse

In de verkenningsfase maakte je een eerste lijst op van mogelijke knelpunten voor het complexe project, met daaraan gekoppeld mogelijke acties om de risico’s te beperken.

  • Ga na of deze risico’s correct zijn ingeschat en of er nieuwe risico’s naar voor zijn gekomen.
  • Evalueer regelmatig of de voorziene acties voldoende zijn en lijst eventuele nieuwe acties op.
  • Zorg dat deze periodieke opvolging een vast item vormt binnen het procesverloop.
  • Bespreek de risicoanalyse met voldoende betrokkenen.
  • Betrek eventueel externe deskundigen. Zij hebben een nieuwe en onafhankelijke kijk op het project, wat de lijst van knelpunten, mogelijke risico’s en acties vollediger maakt.
Let op!

In een volwassen procesmanagement is er de noodzaak om zich snel aan te passen aan veranderingen in regelgeving en veranderingen in de omgeving (context, stakeholders,...). Ga na of het proces goed flexibel is en voldoende meerwaarde heeft. Zorg dus voor een continue aandacht voor verbetering in het proces en een optimale aansluiting van het proces op de strategie. 

Zorg voor een brede communicatie en bekendheid

Het hele proces moet niet alleen duidelijk zijn voor insiders (opzetten van een geschreven en levend geheugen van alle documenten), maar ook voor alle betrokken actoren en voor het brede publiek. Zo kan naast infomarkten,… een projectwebsite alle beschikbare informatie bundelen:

  • een wervend verhaal m.b.t. de projectdoelstellingen,
  • een aanspreekpunt waar vragen kunnen gesteld worden,
  • een kennisdatabank (collectief geheugen) met alle info, historiek en documenten uit het proces. Dit verhoogt de transparantie voor betrokken actoren en geïnteresseerden. Transparantie zorgt voor vertrouwen. Vertrouwen komt op zijn beurt de slaagkansen van het project ten goede.Het is van belang louter documenten in een kennisdatabank publiek te maken die definitief zijn. Ook het statuut van het document dient goed geduid te worden in zo’n kennisdatabank.

Ook andere vormen van communicatie, zoals een infomarkt en een gezamenlijke brainstormsessie kunnen bijdragen aan een transparant verloop van het proces.

Let op!

Het is belangrijk om verslagen van overleg- en beslismomenten op een systematische wijze te bundelen. Indien nieuwe partners het proces onderweg vervoegen of als er nieuwe mensen (door personeelswissels) aan de vergadertafel komen, moeten zij in staat zijn om de voorgeschiedenis van het proces te kunnen vatten. Hou verslagen dus goed bij, bijvoorbeeld op een interne site of in een kennisdatabank met daarin een intern afspraken- en beslissingsregister. Dit kan een taak zijn voor de procesbegeleider.

 Ik heb een vraag

 

Naam*:
Bedrijf:

Straat:

Nr:
Postcode:

Gemeente:

E-mail*:

Ik heb een vraag over*:

Uw vraag*:

* Required