19/11/2017 20:55:52 Actualisatie processtructuur in procesnota
Omdat de inhoud van de website frequent wordt geactualiseerd, vermelden we steeds de datum van de printversie.

Actualiseren van de processtructuur in de procesnota

Op het einde van de verkenningsfase is een processtructuur uitgetekend in een procesnota. Tijdens de onderzoeksfase is deze nota geconcretiseerd.

Ook tijdens de uitwerkingsfase is het van belang deze procesnota te actualiseren. De procesnota is immers een dynamisch document waarvan de inhoud up-to-date moet blijven. Afspraken met betrekking tot het proces kunnen namelijk constant veranderen. Voor de leesbaarheid en de transparantie is het handig om bij een nieuwe versie van de procesnota vooraan in de nota aan te geven wat er waar is gewijzigd.

Controleer of de rolverdeling in de procesnota nog klopt met het oog op de uitwerkingsfase

Evalueer regelmatig de gemaakte stakeholdersanalyse

Evalueer regelmatig de gemaakte risicoanalyse

Zorg voor een brede communicatie en bekendheid

Controleer of de rolverdeling in de procesnota nog klopt met het oog op de uitwerkingsfase

De procesnota geeft reeds aan wie de rol van projectleider of eventueel van procesbegeleider vervult. Ook het multidisciplinair projectteam is reeds samengesteld.

In principe zal hetzelfde projectteam, samen met de initiatiefnemer, verder werken tijdens de uitwerkingsfase. Toch is het belangrijk om, mede in functie van de volgende uitvoerende fase, de nodige expertise mee aan boord te nemen.

Let daarom bij het nagaan of de rolverdeling nog actueel is, op de elementen die specifiek tijdens de uitwerkingsfase van belang zijn, zoals technieken, architectuur, groeninkleding, enz.

Tijdens verkenningsfase en onderzoeksfase zullen al een aantal rollen/functies ingevuld zijn. Deze rollen/functies zullen ook tijdens de uitwerkingsfase hun nut bewijzen. Afhankelijk van het project zullen sommige rollen/functies meer of minder op de voorgrond komen, of zullen sommige rollen/functies door dezelfde persoon of instantie waargenomen worden.

 De rol van de projectleider

Buiten de taken die de projectleider in de onderzoeksfase reeds opnam, neemt hij in deze fase (onder meer) volgende specifieke taken op:

  • Op basis van het voorkeursbesluit geeft de projectleider vorm aan de uitwerkinsgfase, in nauwe samenwerking met het projectteam en de initiatiefnemer – uitvoerder van het project;
  • In functie van een verdere detailuitwerking van het project engageert hij nieuwe betrokken actoren om de noodzakelijke deskundigheid voor de uitwerkingsfase aan boord te brengen;
  • Hij zal tijd voorzien om nieuwe actoren nauwkeurig op de hoogte te brengen van de stand van zaken van het proces en hen goed inzicht te geven in de reeds genomen stappen tijdens de verkennings- en onderzoeksfase.  
  • Hij richt zijn blik op het vervolg eens er een projectbesluit zou worden genomen en gaat na op welke wijze hij reeds pro-actief een aantal uitvoeringstaken kan opnemen of daaromtrent afspraken vastleggen;
  • Hij werkt nauw samen met verschillende financierende instanties om de nodige afspraken te maken.
 De rol van de procesbegeleider

Zoals reeds gezegd is de procesbegeleider de rechterhand van de projectleider en bepaalt hij het verloop van het proces. De procesbegeleider overziet de totaliteit van het proces en werkt in functie van de doelstellingen.

Buiten de taken die de procesbegeleider in de onderzoeksfase reeds opnam, neemt hij (onder meer) volgende specifieke taken op in de uitwerkingsfase:

  • hij gaat na of in functie van de uitwerkingsfase de procesaanpak dient aangepast te worden (nieuw te betrekken actoren, nieuwe vormen van samenwerking,…)
  • hij helpt mee aan het creëren van draagvlak voor de concrete uitvoering van het project;
  • omdat de uitvoering van de werken een periode is waar er nood is aan een goede interactie met de buurt, organiseert hij proactief de nodige overlegmomenten ter voorbereiding hiervan (bijvoorbeeld in functie van zogenaamde minder-hinder-plannen).
 De rol van het multidisciplinair projectteam

De procesnota vermeldt reeds de samenstelling van het multidisciplinair projectteam. Dit projectteam is verantwoordelijk voor de uitwerking van het project en het verloop van het proces.

Ga ook in deze fase na of het projectteam nog over de vereiste capaciteiten beschikt. Zo zal het nuttig zijn om extra expertise in huis te halen m.b.t. de concrete uitvoeringsvereisten van het project (zoals technieken, architectuur, groeninkleding, enz.). Ook in deze fase zal het noodzakelijk zijn om de technische informatie transparant en vlot leesbaar naar buiten te brengen. Het verwerken van de informatie van participatie blijft een kerntaak.

 De rol van de procesverantwoordelijke

In deze fase heeft de procesverantwoordelijke de taak om de projectonderzoeksnota over te maken aan de dienst Mer en aan de adviesinstanties.

In een aantal gevallen zal de procesverantwoordelijke de projectonderzoeksnota, samen met alle beschikbare informatie over de mogelijke (gewest)grensoverschrijdende effecten, voor advies bezorgen aan de bevoegde autoriteiten van andere lidstaten van de Europese Unie, verdragspartijen bij het Verdrag van Espoo of andere gewesten.

Hij zal ook de synthesenota en het voorontwerp van projectbesluit aan de adviesinstanties bezorgen. Hij maakt een verslag van de adviesvergadering en bezorgt dat aan de adviesinstanties.

 De rol van de initiatiefnemer

Gedurende het ganse proces blijft de publieke en/of private initiatiefnemer een belangrijke rol spelen. Hij bracht immers het project op de agenda en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van het project. De initiatiefnemer speelt meerdere rollen. Zo is de initiatiefnemer de regisseur van het proces. In die hoedanigheid volgt hij de voortgang van het proces van nabij op en levert hij gewoonlijk ook de projectleider. Het zal uiteraard ook aan de initiatiefnemer zijn om – binnen de grenzen van het voorkeursbesluit – het project en de eventuele uitvoeringsalternatieven gedurende het doorlopen van de uitwerkingsfase technisch verder uit te werken tot op een niveau dat vereist is om als basis te dienen voor een projectbesluit. Bovendien dient hij in het kader van een gedegen procesaanpak de communicatie met de actoren te faciliteren en mee het participatietraject vorm te geven. Tenslotte zal de initiatiefnemer als voornaamste belanghebbende van het project ook in belangrijke mate de nodige onderzoeken en project ontwerpen bekostigen.

 De rol van een omgevingsmanager

Het is mogelijk dat reeds in de onderzoeksfase gewerkt werd met een omgevingsmanager. Deze rol/functie is immers noodzakelijk of nuttig als het project potentieel een grote impact heeft op grote groepen burgers. In dat geval werkt deze persoon als belangrijke schakel tussen het projectteam en de omgeving.

De omgevingsmanager werkt uiteraard nauw samen met de procesbegeleider.

 De rol van een stuurgroep

Binnen de administratie en tussen overheden kan een stuurgroep opgericht worden die de voortgang van het complexe project opvolgt. Vaak zal dergelijke stuurgroep reeds samengesteld zijn in de onderzoeksfase.

 De rol van een kwaliteitskamer

Zoals in de onderzoeksfase, kan ook in deze fase een kwaliteitskamer– met adviserende stem – worden ingeschakeld om de kwaliteit van het voorgenomen project, de onderzoeken die gevoerd zullen worden, of bepaalde deelaspecten van het project te begeleiden en te ondersteunen.

 De rol van een klankbordgroep

In vele processen kan het een meerwaarde zijn om een reeks van actoren samen te brengen in een klankbordgroep. Het is immers niet de bedoeling om alle adviesinstanties en andere te betrekken actoren deel te laten uitmaken van het multidisciplinair projectteam.

Het is mogelijk dat reeds in de onderzoeksfase gewerkt werd met een klankbordgroep. Dergelijke groep heeft immers eenzelfde meerwaarde in de twee fases.

Evalueer regelmatig de gemaakte stakeholdersanalyse

In de verkennings- en onderzoeksfase kreeg je via een stakeholdersanalyse reeds zicht op wie de actoren zijn en welke belangen zij hebben met betrekking tot het complexe project. Evalueer deze analyse: het is denkbaar dat er in de uitwerkingsfase nieuwe spelers of belangen op de voorgrond komen, of dat bepaalde onderzoeken nieuwe inzichten bieden. In functie van de concrete uitvoering van het project of omwille van de nood aan financiële middelen voor de uitvoering ervan kan het nodig zijn extra expertise in huis te halen. Bij het aan boord nemen van nieuwe actoren is het van belang tijd te investeren om hen goed op de hoogte te brengen van 'de geschiedenis' van het proces. Deze informatie is van belang om de samenwerking met hen zo efficient mogelijk te organiseren.   

Evalueer regelmatig de gemaakte risicoanalyse

Zowel in de verkenningsfase als in de onderzoeksfase werd een lijst opgesteld van mogelijke knelpunten voor het complexe project, met daaraan gekoppeld mogelijke acties om de risico’s te beperken. Dezelfde aandachtspunten zijn ook hier van belang:

  • Ga ook in de uitwerkingsfase na of deze risico’s correct zijn ingeschat en of er nieuwe risico’s naar voor zijn gekomen
  • Evalueer regelmatig of de voorziene acties voldoende zijn en lijst eventuele nieuwe acties op.
  • Deze periodieke opvolging blijft een vast item binnen het procesverloop.
  • Bespreek de risicoanalyse met voldoende betrokkenen.
  • Betrek eventueel externe deskundigen. Zij hebben een nieuwe en onafhankelijke kijk op het project, wat de lijst van knelpunten, mogelijke risico’s en acties vollediger maakt.
  • Denk pro-actief na wat de mogelijke risico’s zijn bij de start van de eigenlijke werken.

Zorg voor een brede communicatie en bekendheid

Het hele proces moet niet alleen duidelijk zijn voor insiders, maar ook voor alle betrokken actoren en voor het brede publiek. Verschillende vormen van communicatie kunnen hiervoor aangewend worden. Om maar enkele op te sommen: infomarkten, gezamenlijke brainstormsessies, panelgesprekken, en niet te vergeten een projectwebsite waar alle beschikbare informatie kan worden gebundeld.

Aangezien de procesnota's van de verschillende lopende complexe projecten per definitie dynamisch zijn en dus regelmatig geactualiseerd en aangevuld worden, zal deze website een link voorzien naar deze projectwebsites. Op die manier kunnen procesnota's gemakkelijk teruggevonden worden op de specifieke projectwebsites.

Andere manieren om de procesaanpak en de procesnota kenbaar te maken zijn natuurlijk altijd denkbaar en toegelaten.

 

Let op!

 

Het is belangrijk om verslagen van overleg- en beslismomenten op een systematische wijze te bundelen. Indien nieuwe partners het proces onderweg vervoegen of als er nieuwe mensen (door personeelswissels) aan de vergadertafel komen, moeten zij in staat zijn om de voorgeschiedenis van het proces te kunnen vatten. Hou verslagen dus goed bij, bijvoorbeeld op een interne site of in een kennisdatabank met daarin een intern afspraken- en beslissingsregister. Dit kan een taak zijn voor de procesbegeleider.

 Ik heb een vraag

 

Naam*:
Bedrijf:

Straat:

Nr:
Postcode:

Gemeente:

E-mail*:

Ik heb een vraag over*:

Uw vraag*:

* Required